Charte de Coworking

Les forfaits :

LM CoWorking Space vous proposent plusieurs abonnements :

• Un forfait « Express » : accès pour une journée.
• Un forfait « Hebdo » : accès pour une semaine.
• Un forfait « Regular » : carnet de 10 jours d’utilisations valables pendant une année
• Un forfait « Class » : accès mensuel temps pleins.
• Un forfait « Prime » : accès mensuel temps plein, dans un espace et bureau dédié.

Horaires et jours d’accès :

Nous disposons d’un point d’accueil et d’une animatrice conjointe. Elle est présente pour vous accueillir du lundi au vendredi toute la journée de 8h30 à 18h00. L’animatrice est votre interlocutrice unique pour toutes vos demandes de renseignements administratifs et financiers, de disponibilités de salle, d’organisations d’évènements, et elle s’assure que vous ne manquiez de rien durant votre présence à l’espace de coworking.

Vous pourrez vous rendre dans l’espace de travail partagé selon les horaires d’ouverture suivants :

• Pour un usager ponctuel : du lundi au vendredi toute la journée de 8h30 à 18h00.
• Pour un usager régulier (en forfaits Class ou Prime) : vous vous présenterez au gardien qui vous identifiera et vous donnera les clés d’ouvertures des lieux. Vous pourrez alors bénéficier d’un accès libre, du lundi au vendredi de 8h à 20h, sauf jours fériés.

Lors de votre présence dans l’espace de travail partagé :

• A votre arrivée, vous devrez :
  • Vous faire identifier par gardien et prendre les clés pour ouvrir les lieux (si vous êtes le premier à arriver et si vous avez un forfait Class ou Prime)
  • Remplir la fiche de présence, selon la réalité de votre utilisation de l’espace de travail partagé. C’est une fiche qu’il faut remplir avec sincérité et qui est la base de la facturation réalisée pour l’utilisation du coworking
  • Selon vos disponibilités, accueillir les éventuels coworkers qui arriveront après vous et qui souhaitent des renseignements
  • Préparer la première cafetière de la journée.
• A votre départ, et surtout si vous êtes le dernier à partir, vous devrez :
  • Vérifier qu’il n’y a pas d’autres coworkers dans l’espace
  • Si vous n’êtes pas le dernier, informer les autres usagers de votre départ. Ainsi, ils sauront qu’ils seront potentiellement les derniers à fermer
  • Eteindre toutes les lumières, les climatiseurs et l’imprimante
  • Fermer toutes les fenêtres et portes
  • Si vous êtes effectivement le dernier à partir, refermer la porte à clés, et la remettre au gardien après vous être fait identifier par ce dernier.

Votre utilisation de l’espace de travail partagé est proposée à des tarifs compétitifs, tenant compte des aménagements restants à mettre en œuvre et des travaux de rénovation et d’adaptation du bâtiment.

Pour les usagers avec les forfaits Class et Prime, la facturation des participations financières aura lieu par trimestre.

Le tarif « Tremplin » est proposé pour les usagers qui sont cours de création d’une entreprise ou d’un projet d’activité professionnelle. Les tarifs sont alors dégressifs. Pour pouvoir bénéficier de ce tarif, l’usager porteur d’un projet de création d’une entreprise devra fournir un justificatif l’accompagnement par un acteur agréé de la chaine d’appui à la création d’entreprises comme par exemple le CFCE (Centre des Formalités de Création des Entreprises).

Tous ces tarifs s’entendent par personne. La TVA ne s’applique pas. Il n’y a pas de tarif de groupe. Les forfaits sont nominatifs, incessibles et non remboursables. Les prix sont en FCFA.

Les usagers accueillis à l’espace de travail partagé peuvent être des freelances, travailleurs indépendants, entrepreneurs, salariés, demandeurs d’emplois, étudiants ou stagiaires, porteurs d’un projet de création d’activité ou membres associatifs.

Votre accès à l’espace de travail partagé entraine l’acceptation pleine et entière du présent règlement intérieur. Le règlement peut être modifié à tout moment, sans préavis, sur les suggestions des usagers et des gestionnaires de l’espace.

L’affichage du règlement intérieur sera toujours actualisé dans l’espace LM CoWorking Space et sur le site Web. En cas de non-respect, le cabinet LM Consulting & Technology se réserve le droit d’exclure définitivement tout utilisateur de l’espace de travail.

Cas des stagiaires et des télétravailleurs :

L’espace de travail partagé peut accueillir des salariés ou stagiaires/services civiques d’une entreprise, d’une association ou de toute autre entité juridique. Pour autant, c’est la structure employeuse qui sera responsable de l’activité de son employé, de ses déplacements et de ses horaires de présences. La convention d’occupation de l’espace partagé devra alors être signée de façon tripartite entre le salarié coworker, l’entreprise / structure employeuse et le cabinet LM Consulting & Technology gestionnaire de l’espace de travail partagé. La convention d’occupation des lieux devra alors être précisément complétée en identifiant clairement la partie assurant la prise en charge financière de l’espace de travail partagé.

Dans le cas de stagiaire ou de services civiques utilisant l’espace de travail partagé, il sera considéré comme un coworker à part entière, et sera considéré pour le gestionnaire en termes de responsabilités, comme tout salarié en télétravail d’une entreprise. Le stagiaire devra toutefois présenter sa convention de stage intégralement remplie. Les forfaits d’utilisation de l’espace de travail partagé seront assurés par l’entreprise accueillante. Aucun travail de groupe ne sera toléré dans les espaces partagés avec l’encadrant de stage. Il faudra alors réserver les espaces dédiés aux réunions.

L’inscription à l’espace de travail partagé vous donne accès aux différents espaces de travail selon les modalités ci-dessous :

HALL

Vous pourrez vous installer en fonction des places disponibles à votre arrivée. Au total, ce sont 12 places de travail dont 2 par tables qui sont proposées dans cet espace.

La gestionnaire ne tiendra pas de planning de présence. C’est le concept du lieu : plus vous venez tôt, plus vous êtes sûr d’avoir de la place pour la journée.

BUREAU PRIVE

Cet espace peut accueillir un usager ayant souscrit un forfait « Prime » avec la garantie de garder leur place/leur bureau chaque jour tout au long du mois de souscription. Cette place n’est accessible que sur réservation préalable auprès de l’animatrice de LM CoWorking Space par téléphone au +237 698 14 83 38 ou par mail à coworking@lmconsultingtech.agency

SALLE DE REUNION

La salle de réunion, est disponible à la location pour toute entreprise, association, indépendant, ou coworker.

Par leur présence et leur investissement dans l’espace de travail partagé, les coworkers bénéficient gratuitement de la réservation et utilisation de la salle de réunion.

La réservation de la salle de réunion est obligatoire par contact préalable avec l’animatrice de LM CoWorking Space par téléphone au +237 698 14 83 38 ou par mail à coworking@lmconsultingtech.agency

Pour les non coworkers, la convention d’occupation annuelle de l’espace de coworking devra être acceptée et validée.

Toute annulation de réservation de cette salle moins d’un jour ouvré avant la date de réservation sera refusée. La prestation sera alors facturée.

CUISINE

Cet espace vous permet d’accéder aux cafetières, bouilloire, vaisselles et micro-onde pour réchauffer vos repas. Il est également un espace où vous pouvez échanger et vous retrouver autour d’une pause.

Pour autant, la discrétion est de rigueur tant que les travaux d’aménagement de l’espace n’ont pas permis d’isoler les bureaux de travail partagés. Vous pouvez converser dans la limite d’un volume sonore raisonnable. Restez respectueux des autres usagers et des agents du cabinet LM Consulting & Technology qui travaillent. Ils n’ont pas souhaité ou pu prendre de pause au même moment que vous.

Autres espaces et services mis à disposition :

Nous disposons d’un balcon qui est un espace de détente, ou de dégourdissement. Il est également un espace où vous pouvez échanger et vous retrouver autour d’une pause.

Dans une phase de lancement opérationnel et fonctionnel, et dans l’attente du réaménagement global de la salle, la gestion des présences de l’espace de travail partagé s’effectue sur format papier en lien avec l’animatrice. En cas de besoin, vous pouvez transmettre ces documents par voie mail auprès de coworking@lmconsultingtech.agency

Vous devrez alors respecter plusieurs étapes, pour lesquelles les documents sont pré-imprimés et mis à votre disposition dans des bannettes numérotées par étape, situées sur le comptoir de l’annimatrice.

❶ Signature de la convention d’occupation précaire de l’espace de travail partagé entre le cabinet LM Consulting & Technology et vous (coworker/entrepreneur/indépendant) ou, de façon tripartite entre le cabinet vous en tant que salarié, et votre employeur.

Cette convention doit être signée dès votre première utilisation de l’espace de travail partagé (ou de la salle de réunion) et accompagnée d’une photocopie de votre carte d’identité, un justificatif de domicile de moins de 6 mois.

Valable jusqu’en Décembre 2021, cette convention permet de vous accueillir, en toute régularité.

Pour vous offrir une souplesse d’utilisation, cette convention ne vous engage pas sur une régularité de présence. Vous pourrez bien entendu faire évoluer votre fréquentation selon les différents forfaits proposés aussi souvent que vous le souhaitez (voir étape 2 ci-dessous).

❷ Selon le forfait de fréquentation que vous utilisez, dépôt d’une fiche d’inscription et d’utilisation de l’espace de travail partagé.

Il s’agit d’un document qui permet au gestionnaire de connaître votre choix de fréquentation de l’espace et sera la base de la facturation des prestations.

Ce document est à remplir et à déposer dès que votre forfait est achevé et que vous souhaitez renouveler votre présence à l’espace de travail partagé.

❸ Dépôt de l’ensemble de ces pièces dans la bannette dédiée. Le contrat d’utilisation est finalisé

Pour ces documents, vous pourrez utiliser librement la photocopieuse de l’espace de travail partagé.

RESERVATIONS : en complément de ces 3 étapes, et de façon obligatoire pour la salle de réunion ou le bureau privé, vous devrez au préalable réserver votre utilisation auprès de l’animatrice physique, par téléphone au +237 698 14 83 38 ou par mail à coworking@lmconsultingtech.agency

Voilà ! Vous être prêts à utiliser l’espace de travail partagé librement.

Tenue vestimentaire :

Vous êtes priés de vous présenter avec une tenue vestimentaire descente et respectueuse, avec une hygiène acceptable. Vous vous comporterez avec courtoisie et politesse, et adopterez un comportement correct et respectueux à l’égard de tous les usagers de l’espace de travail partagé comme de la Maison de Services Aux Publics.

Les animaux ne sont pas acceptés dans l’enceinte du bâtiment.

Comportement et consommation :

L’espace de travail partagé « Le Hall » est interdit aux équipes de plus de 2 personnes devant travailler en groupe. En effet, cela génèrerait des communications orales qui perturberaient la quiétude du lieu et donc l’ambiance de travail des autres usagers. Il n’est également pas toléré de travailler, de façon régulière, à deux personnes sur le même bureau. Vos conversations doivent se tenir dans les lieux dédiés, à savoir la salle de réunion si elle est inoccupée ou réservée par un coworker.

En application de la loi N^o 2006/018, fixant les conditions d’application de l’interdiction de fumer dans les lieux affectés à un usage collectif, il est interdit de fumer dans l’enceinte de l’espace de travail partagé. Le vapotage n’y est pas toléré également.

Afin de veiller au maintien dans un état de propreté maximal, il est interdit de manger sur les postes de l’espace de travail partagé. La cuisine est prévu à cet effet. La consommation de boisson est autorisée dans les différents espaces de travail partagé, à condition de laisser les installations propres à l’issue de chaque journée d’utilisation, et de ne pas nuire aux installations électriques présentes.

La consommation d’alcool est interdite en dehors des manifestations et animations organisées par le cabinet ou par les coworkers en dehors des heures d’ouverture au public.

Tri et développement durable

Un système de tri sélectif des emballages alimentaires est mis en place au sein de tous les espaces du site.

Vous devez respecter les consignes et les appliquer dans vos gestes du quotidien. Pour les papiers relevant d’informations sensibles, une broyeuse à document vous est mise à disposition.

L’espace de travail partagé vous mets à disposition les conditions d’une ambiance de travail adaptée dans un lieu hors site de l’entreprise. Pour cela, il vous est mis à disposition : un poste de travail (bureau et fauteuil) et un accès fluide à internet. Pour autant, certains équipements peuvent être mutualisés mais d’autres doivent être assurés par l’usager :

Ordinateurs et tous équipements ou documents professionnels :

Aucun poste informatique ne vous sera mis à disposition. Vous êtes tenus de venir avec votre propre équipement informatique pour exercer vos activités, notamment votre ordinateur portable ainsi que tout logiciel nécessaire à l’exercice de votre activité professionnelle. Aucun logiciel ne pourra être prêté, installé ou mis à disposition des utilisateurs de l’espace (y compris les anti-virus).

Les équipements informatiques sont donc sous votre pleine et entière responsabilité. En aucun cas, le cabinet pourra être tenu pour responsable en cas de perte, vol, casse ou dégradation de vos matériels.

Pour le bureau privé mis à disposition au mois, vous pouvez y laisser vos affaires personnelles pendant toute la durée de votre présence et abonnements. Pour autant, le cabinet ne sera en aucun cas tenu pour responsable en cas de perte, vol ou dégradation de vos équipements ou documents laissés sur les postes de travail.

Pour les affaires les plus délicates, et afin de vous offrir une solution de mise en sécurité au sein des locaux, des placards gardés sont proposés (uniquement pour les coworkers forfait « Prime »). Vous pourrez alors y entreposer vos affaires et ce sous votre pleine et entière responsabilité.

Imprimantes, scanner et autres matériels administratifs :

L’espace de coworking LM CoWorking Space vous offre la possibilité, pour les forfaits Hebdo, Regular, Class et Prime d’utiliser l’imprimante afin de réaliser vos photocopies et impressions. Un quota de 20 copies noir & blanc et de 10 copies couleur (format A4) sont intégrés dans les forfaits.

L’utilisation de l’imprimante et du copieur se fera de manière raisonnée et en évitant tout gaspillage.

Vous avez l’obligation de veiller à la bonne utilisation et à conserver en bon état de fonctionnement le matériel mis à votre disposition.

Nous vous mettons également à disposition des outils administratifs tels que relieuse, plastifieuse, massicot et destructeur de documents.

Tisanerie / kitchenette :

Micro-onde, frigo, cafetières, bouilloires, couverts et assiettes, tasses, sont mis à votre disposition dans la cuisine pour vous permettre de prendre vos boissons chaudes et réchauffer vos repas. Leur entretien et bon état de fonctionnement sont à la charge de tous les coworkers.

Le café, le thé classique et le sucre vous sont fournis par le cabinet dans le cadre d’usages journaliers raisonnables. Il vous est toutefois proposé de participer au réapprovisionnement des stocks, notamment si vous êtes un utilisateur régulier.

En cas de location de la salle de réunion ou pour toute réunion organisée dans les locaux, le

coworker organisateur de la rencontre, devra apporter les boissons et consommables (le café et/ou thé) pour ses convives. Vous ne pourrez pas vous servir dans les consommables communs

Du bon usage d’internet :

L’utilisation de la connexion internet mise à votre disposition entraine le respect et l’acceptation pleine et entière des règles et lois en vigueur. Le téléchargement de documents illégaux est bien évidemment proscrit, tout comme la mise en ligne de contenus informatiques et d’informations illégales (toutes informations, textes, images, messages ou vidéos ayant un caractère violent, raciste, d’incitation à la violence ou à la haine, dégradant, pornographique ou pédophile ou portant atteinteà l’intégrité des personnes).

Vous vous engagez à utiliser le réseau internet uniquement pour exercer une activité légale et licite.

Vous n’exploiterez pas la bande passante de façon à empêcher les autres usagers de se connecter correctement. Un usage illégal et/ou trop gourmand en bande passante pourra générer des sanctions, voir une exclusion de l’espace.

Dans le cadre de vos activités professionnelles, vous vous engagez à respecter la législation relative aux données personnelles et au traitement informatisé d’informations, la législation relative aux droits d’auteur, marques, brevets et à la propriété intellectuelle. Toute reproduction ou usage en violation de ces législations est bien évidemment proscrit.

Vous êtes seul responsable de la sécurité informatique de vos ordinateurs et équipements. Le cabinet ne pourra pas être tenu pour responsable en cas de préjudices subis par l’usager du fait de l’utilisation d’internet.

Le cabinet se réserve le droit et la possibilité d’exclure définitivement de l’espace de travail partagé, tout utilisateur qui ne respecterait pas ces règles, sans aucune indemnisation ni remboursement des forfaits souscrits et non consommés.

Modalités sonores des activités : discussions et téléphonie :

Vous vous engagez à rester le plus discret possible dans les espaces de travail partagés. Les discutions doivent rester très courtes et ne pas s’éterniser. Vous devrez alors chuchoter.

Privilégiez les appels téléphoniques en dehors de l’espace de travail partagé. La salle de réunion, le balcon ainsi que l’extérieur du bâtiment sont prévus à ces effets. Vos téléphones doivent être configurés en silencieux ou vibreur.

Les sons émis par les équipements informatiques (notifications de mails, vidéos sur internet, visioconférences) sont interdits dans l’espace. L’utilisation des casques audio est très vivement conseillée, mais dans un volume sonore acceptable et respectueux des autres usagers.

En amont de votre fréquentation chez LM CoWorking Space, vous êtes vivement invités à évaluer et à vous assurer que votre activité est compatible avec un espace de travail partagé et de coopération avec d’autres usagers.

Une salle de réunion dédiée aux visioconférences est accessible, hors période de location de la salle de réunion, à tous les coworkers.

Accueil de personnes extérieures à l’espace de travail partagé :

L’espace LM CoWorking Space n’est pas un lieu de domiciliation d’entreprises. Ainsi, l’adresse de l’espace de travail partagé n’est pas utilisable comme lieu de votre siège social ou d’activité de votre entreprise.

Néanmoins, vous pouvez utiliser la formulation suivante afin de valoriser votre présence dans notre espace, uniquement sur vos supports de communication et de promotion (site internet, cartes de visites, en signature de mail, …) :

« Possibilité de me rencontrer dans l’espace de travail partagé LM CoWorking Space, uniquement sur RDV, Makepe St Tropez »

Lorsque vous recevez des clients ou partenaires, dans un bureau privé ou en cas de location de la salle de réunion, vous êtes entièrement responsable de leurs comportements. Ils seront soumis, de fait, au présent règlement intérieur.

Entretien des locaux :

Bien qu’un ménage hebdomadaire soit réalisé par le cabinet, il est important de veiller chaque jour à ce que l’espace reste propre et accueillant pour tout nouvel usager.

Les postes de travail n’étant pas privatif, vous devez rendre, en fin de journée, le poste de travail utilisé propre et nettoyé, débarrassé de tout objet lié à votre présence.

La salle de réunion doit également être maintenue dans un état de propreté et de rangement correct après chaque utilisation pour rester prête à recevoir d’autres visiteurs. Vous devrez aérer quelques minutes la salle après utilisation.

Vous devrez faire votre vaisselle après chaque journée et assurer la propreté de la cuisine après chaque utilisation.